Pivot-Tabelle in Excel – einfach erklärt, Schritt für Schritt

Was eine Pivot-Tabelle macht

Stell dir eine Verkaufsliste mit einigen Hundert Zeilen vor: Datum, Filiale, Produkt, Umsatz. Die Chefin will wissen, wie viel jede Filiale mit jedem Produkt umgesetzt hat. Mit einer Pivot-Tabelle ist das eine Sache von Sekunden. Excel sucht alle verschiedenen Filialen heraus, schreibt jede einmal untereinander und summiert die passenden Umsätze daneben. Ziehst du das Produkt noch in die Spalten, entsteht eine Kreuztabelle mit einer Zahl pro Kombination.

Das Wort „Pivot“ heißt so viel wie Drehpunkt. Du kannst die Auswertung jederzeit drehen: Filialen in die Spalten, Produkte in die Zeilen, oder ein Datum als zusätzliche Gliederung. Die Ursprungsliste bleibt dabei unberührt.

Ehrlich gesagt: Eine echte Pivot-Tabelle kannst du in unserem Browser-Trainer noch nicht anklicken. Die Übung oben rechnet deshalb dieselben Zahlen mit Formeln aus. Das ist kein Notbehelf: SUMMEWENN und SUMMEWENNS sind genau das, was du brauchst, wenn eine Auswertung eine feste Form haben soll oder sich sofort mit den Daten ändern muss.

Die Daten vorbereiten

Eine Pivot-Tabelle ist nur so gut wie die Liste darunter. Prüf vorher diese Punkte:

• Eine Überschriftenzeile. Jede Spalte hat genau eine Überschrift, keine davon ist leer.
• Keine Leerzeilen und keine leeren Spalten mitten in den Daten. Excel erkennt sonst nur einen Teil der Liste.
• Ein Datensatz pro Zeile. Keine Zwischensummen und keine verbundenen Zellen in der Liste.
• Einheitliche Werte. „Bremen“ und „Bremen “ mit Leerzeichen am Ende sind für Excel zwei Filialen.
• Echte Zahlen und echte Datumswerte, nicht als Text gespeichert.

Am besten machst du aus der Liste eine formatierte Tabelle: Klick hinein und wähle Einfügen > Tabelle. Neue Zeilen gehören dann automatisch dazu.

Pivot-Tabelle erstellen: Schritt für Schritt

1. Klick in eine beliebige Zelle deiner Liste.
2. Wähle Einfügen > PivotTable. Excel schlägt den Bereich oder den Namen der Tabelle vor.
3. Lass „Neues Arbeitsblatt“ ausgewählt und klick auf OK. Rechts erscheint die Liste PivotTable-Felder.
4. Zieh das Feld Filiale in den Bereich Zeilen. Jede Filiale steht jetzt einmal untereinander.
5. Zieh das Feld Umsatz in den Bereich Werte. Daneben steht „Summe von Umsatz“.
6. Für eine Kreuztabelle ziehst du Produkt in den Bereich Spalten.
7. Optional: Ein Feld im Bereich Filter blendet einzelne Einträge oben über ein Auswahlfeld ein oder aus.

Wenn du unsicher bist, welche Auswertung passt, probier Einfügen > Empfohlene PivotTables. Excel zeigt dann Vorschläge auf Basis deiner Daten.

Werte anders zusammenfassen

Standardmäßig summiert die Pivot-Tabelle Zahlen. Willst du stattdessen den Durchschnitt, das Maximum oder die Anzahl sehen, klickst du mit der rechten Maustaste auf einen Wert und wählst Werte zusammenfassen nach. In den Wertfeldeinstellungen stellst du zusätzlich das Zahlenformat ein, zum Beispiel Währung. Unter Werte anzeigen als findest du Anteile wie „% des Gesamtergebnisses“.

Was die Formel-Variante kann

Die Formeln aus der Übung entsprechen den Bereichen der Pivot-Tabelle. SUMMEWENN mit einer Bedingung ist eine Pivot-Tabelle mit einem Feld in den Zeilen. SUMMEWENNS mit zwei Bedingungen entspricht Zeilen und Spalten zusammen. Für Anzahlen nimmst du ZÄHLENWENN oder ZÄHLENWENNS.

Der Vorteil der Formeln: Sie rechnen sofort neu, wenn sich eine Zahl in der Liste ändert, und du bestimmst die Form der Tabelle selbst. Der Nachteil: Jede Filiale und jedes Produkt musst du als Beschriftung selbst eintragen. Kommt eine neue Filiale dazu, ergänzt du eine Zeile. Für schnelle Analysen großer Listen ist die Pivot-Tabelle deshalb oft schneller, für Berichte mit festem Aufbau sind die Formeln oft robuster.

Mehr zur Formel-Variante steht in den Artikeln zu SUMMEWENN und SUMMEWENNS. Schritt für Schritt üben kannst du sie in der Lektion SUMMEWENN mit Summe_Bereich. Auf Englisch heißt die Pivot-Tabelle übrigens PivotTable. Die englischen Namen der Formeln findest du in der Übersicht Excel-Funktionen Deutsch–Englisch.